Ділове листування
- Правильна ділове листування
Лист залишається найважливішою формою ділового спілкування. Воно виключає неясності і неточності, практично неминучі в усному спілкуванні. Тому всі важливі ділові рішення мають бути зафіксовані в письмовому вигляді. Як говориться, що написано пером, не вирубаєш сокирою.
У ваших інтересах навчитися складати ділові листи. Незалежно від того, що пишете: лист-відмову, звіт або оголошення - завжди пишіть зрозуміло, зв'язно і по суті.
Створення ділового листа складається з наступних етапів: обдумування теми, складання листа, перегляд готового варіанту, виправлення помилок, роздруківка, перегляд. Тільки після виконання всіх цих етапів лист можна підписувати і відправляти адресату.
Корисні поради для всіх, використовуйте для письма тільки високоякісний папір.
Не відправляйте лист, написаний зопалу. Зачекайте день-два і перечитайте його.
Продумавши лист, пишіть просто і ввічливо.
Закінчивши, перечитайте лист: можливо, вам захочеться щось додати.
Виправте всі помилки!
Ще раз перегляньте лист і заново відредагуйте.
Форма ділового листа стандартна. У всіх таких листах присутні наступні елементи.
Бланк. Офіційний документ пишуть тільки на бланку. Бланк містить реквізити: назва підприємства (установи), адресу, номери телефонів та ін. Всі разом ці реквізити називаються шапкою і розташовуються вгорі аркуша праворуч (або по центру).
Дата. Розташовується зліва чи справа нижче шапки. Місяць у даті пишеться прописом, день і рік - цифрами.
Реєстраційний (вихідний) номер. Обов'язковий елемент офіційного документа.
Адресу одержувача. Розташовується зліва під датою. В адресі треба вказати:
1. Титул (якщо є) і повне ім'я адресата.
2. Посада адресата (нижче, окремим рядком).
3. Назва компанії (нижче, окремим рядком). Назва повинна бути точно таким же, яким воно представлено на фірмовому бланку адресата.
4. Поштова адреса компанії (нижче, окремим рядком).
Формальне звернення. Розташовується під останнім рядком адреси одержувача. Зазвичай воно виглядає таким чином: "Шановний Такий-то".
В особистому листуванні після привітання ставиться кома або знак оклику, в діловій - крапка.
Текст листа. Розташовується відразу під привітанням. Тут ви пишете все, що хочете повідомити адресату.
Формальне завершення і підпис. Розташовується зліва під останнім рядком тексту. У діловому листуванні лист закінчується такими фразами:
Щиро ваш або З повагою (якщо не знаєте адресата);
Всього доброго або З найкращими побажаннями (якщо адресат вам знаком).
Під цією фразою напишіть своє повне ім'я і поставте підпис.
Доповнення. Це необов'язкові елементи ділового листа (наприклад, "Додаток", якщо лист супроводжується додатковим документом), їх розміщують нижче підпису. Якщо ви посилаєте комусь копії, то повинні повідомити "про це адресату, додавши до листа позначку" копія "і список осіб, яким ви їх розіслали, в алфавітному порядку.
Корисні поради на всі випадки життя, існують загальноприйняті норми складання ділових документів, так звані Єдині державні стандарти діловодства. Ознайомтеся з ними-крім того, обов'язково дізнайтеся, як прийнято писати ділові листи у вашій компанії.
