Офіційні документи
- Чи вмієте ви поводитися з офіційними документами
Будь-якому службовцю час від часу доводиться проводити ділові прийоми, відповідати на запрошення і писати оголошення. Цей розділ допоможе вам не потрапити в халепу в таких ситуаціях.
Корисні поради на кожен день складаючи запрошення, включіть туди всю інформацію, яка допоможе запрошеному вирішити, варто чи ні йти на прийом. Переконайтеся, що запрошення отримають всі, кого слід запросити. Для цього разом з керівником або компетентним співробітником вирішите, кого включити в список запрошених.
Колег на вечірку можна запросити по телефону, але офіційні заходи високого рівня вимагають письмового запрошення. І в усному, і в письмовому запрошенні треба зазначити таке.
Хто приймає гостей. Повідомте запрошеному ім'я організатора прийому, щоб він знав, кого потім дякувати.
Характер прийому. Тут потрібна повна ясність, оскільки характер прийому визначає вибір костюма.
Місце прийому. Під текстом запрошення вкажіть місце проведення прийому і телефон організатора.
Час прийому. Вкажіть час початку прийому.
Корисні поради для життя. Якщо прийом припускає обід, зробіть позначку "Обід". "Коктейль" означає, що будуть напої і легка закуска. Можна також запрошувати гостей на фуршет, чай, національні страви та ін.
Розважальна програма. Якщо будуть танці, повідомте про це.
Спортивні ігри. Якщо прийом припускає волейбол, баскетбол, теніс або що-небудь ще, про це обов'язково треба попередити. • Форма одягу. У запрошенні потрібно вказати пред-1 шанобливий для даного заходу вид одягу. "Офіційний" припускає смокінги, "ділової" - костюм і краватку, "неофіційний" - повсякденний одяг.
Меморандум
Меморандум - це ділова записка інформаційного характеру-до цієї категорії відносяться оголошення, повідомлення, звіти. За допомогою меморандуму компанія поширює інформацію серед своїх службовців, тому ця форма ділового документа не годиться для особистого листування.
Текст меморандуму носить зазвичай напів- або неофіційний характер. Меморандум включає в себе наступні елементи.
Адресат. Розташовується вгорі сторінки, ліворуч.
Відправник. Розташовується зліва, під рядком адресата.
Дата. Розташовується зліва, під рядком відправника. Тема. Розташовується зліва, нижче дати.
Деякі любителі писанини створюють меморандуми по кожному дріб'язкового приводу. Пам'ятайте, що у всіх співробітників є робота, яку вони повинні виконати, і не змушуйте їх витрачати час на читання даремних паперів. Пишіть меморандуми тільки по справі! І не розраховуйте, що меморандум зможете замінити ефективне керівництво. Мета меморандуму - інформувати, а не керувати.
