Цінуй свій і чужий час! Ці 10 правил навчать тебе правильно писати електронні листи.
Якщо ти хочеш достукатися до певної людини, потрібно вжити відповідних заходів, щоб твоє повідомлення було прочитано і правильно сприйнято. Коли ми розмовляємо, зробити це набагато легше за допомогою інтонації, погляду, жестів. А як бути з електронними листами, складовими зараз такий величезний пласт спілкування між людьми? Прочитай ці корисні поради, вони допоможуть тобі вести електронну переписку з такою майстерністю, що навіть самий завантажений людина обов'язково відповість на твоє повідомлення і запам'ятає його!
1. Нічого зайвого
У бізнесі є термін «презентація для ліфта». Він описує ситуацію, коли підприємець випадково зустрічається з інвестором в ліфті і у нього є зовсім мало часу, щоб подати інвестору ідею, розповівши про найголовніше, тому що коли ліфт зупиниться, інвестор піде. Ніякої зайвої інформації, епітетів, води в листі бути не повинно! Тільки все найголовніше, витримка думок.
2. Прозора мета
Будь ввічливим і тактовним, але постарайся якнайшвидше перейти до мети свого листа. Вона відразу повинна бути зрозуміла адресату.
3. Познач вигоду
Світ не обертається навколо тебе! Для адресата в першу чергу важливі саме його інтереси. Якщо тобі щось потрібно, скажи що, а потім - чому це буде вигідно одержувачу листа. Зайняті люди іноді готові допомогти безоплатно, але якщо ти можеш дати щось взамін, то твої шанси збільшаться.
4. форматує лист
Чи не посилай стіну тексту. Використовуй прогалини між абзацами. Коли зорово лист добре виглядає, його хочеться прочитати, і навпаки - суцільний текст не викликає ентузіазму, адже правда?
5. Використовуй цифри
Відповідати на структуровані листи набагато зручніше. Якщо є лист, де основні ідеї розділені на пункти, простіше відповісти на кожен пункт окремо. Чим простіше відповісти на лист, тим більше шансів, що тобі все-таки дадуть відповідь.
6. Відправляй ще раз
Я теж використовую цей трюк. Якщо ти не отримав відповіді на лист, копіюй його і відправляй знову. Чи не додавай туди додатковий текст, не питай, чи отримав адресат попередній лист. Просто посилай те ж саме.
7. Не відправляй прес-релізи
Не варто відразу ж прикріплювати до листа свій проект, це абсолютно не потрібно адресату. Спочатку дочекайся відповіді, а потім - відправляй додаткову інформацію та файли.
8. Став питання поступово
Роздягли свої питання на кілька частин, і, отже, на кілька листів. Задавай їх поступово, спочатку дочекайся відповіді, після - йшли лист з новими питаннями. Так ти покажеш людині, що вмієш цінувати його час, він охочіше буде відповідати тобі.
9. Ніякого жаргону
Уникай вузькоспеціалізованих слів, яких адресат може не знати. Такими словами можна викликати у адресата небажання продовжувати листування.
10. Будь забавним
Підходь до написання листа творчо, з гумором. Якщо одержувачу буде цікаво його читати, ти підкріпити інформацію в листі благотворним емоційним фоном, і твої шанси на успіх помітно зростуть.
Нехай твої листи ніколи не залишаються без відповідей! Ця стаття допоможе тобі добитися бажаного результату і заволодіти увагою одержувача листа.
Допоможи друзям навчитися правильно писати електронні листи - покажи їм цю статтю!
