: Як правильно користуватися електронною поштою

За кількістю листів електронна пошта давно перевершила звичайну, і її популярність продовжує зростати. Про правильному використанні цього нового засобу зв'язку написано чимало книг, проте ще є люди, які нічого про це не знають.

Найбільше гідність (і найголовніший недолік) електронної пошти в тому, що вона дозволяє практично миттєво зв'язатися з будь-якою людиною в будь-якій точці земної кулі, якщо, звичайно, у цієї людини є комп'ютер. Це дуже зручно для тих, кому це необхідно в роботі. Однак електронні листи не замінять живого спілкування.

Один з недоліків електронної пошти полягає в тому, що одержувач може невірно сприйняти тон листа. В особистій розмові або по телефону співрозмовники бачать або чують один одного, тому помічають емоції і настрій співрозмовника. З листа ж можна неправильно зрозуміти, що насправді мається на увазі. Наприклад, пропозиція: "Я чув, що збори в четвер було дуже результативним!" звучить зовсім по-іншому, якщо вимовити його саркастично.

У розмові співрозмовники вживають уточнюючі питання, наприклад:

- Ви відіслали цю доповідь Майклу?

- Майклу Кошкіну?

- Ні, Майклу Мишкіна. Він хотів, щоб я додав туди інформацію про сир.

- Ну, я взагалі-то послав його Майклу Кошкіну. А що таке СИР?

Зрозуміло, що якщо співрозмовники так писали б у листах, останні втратили б всякий сенс. Тому, написавши листа, спочатку перечитайте його, а потім вже відправляйте. Якщо довго не отримуєте від партнера відповіді, передзвоніть йому.

Ось деякі помилки, які допускають автори електронних листів.

Орфографічні та граматичні помилки. Електронна пошта визнається багатьма як неофіційне засіб спілкування, але неофіційність означає неохайності. Звертайте увагу на:

1) незакінчені пропозиції. Не використовуйте пропозицій без підмета або присудка;

2) неправильне написання слів. Якщо у вас проблеми з грамотністю, користуйтеся спеціальними комп'ютерними програмами.

Пропуск привітання або кінцівки. Невже так важко надрукувати "Шановна Кларисса" або "Всього доброго, Денис"?

Використання тільки ПРОПИСНИХ букв. Текст, що складається з великих літер, важче для сприйняття, ніж звичайний. До того ж такий лист сприймається як крик.

Використання тільки малих літер. Імена власні і перші слова пропозицій треба писати з великої літери.

Використання лайки. Вимовлені вголос лайки моментально випаровуються в повітрі, вставлені в лист залишаються там назавжди.

Відправка повідомлення занадто великій кількості людей. Чи всім співробітникам треба знати подробиці підготовки актового залу до наступного зборам? Звичайно, ні. Пишіть про це тільки відповідальним за підготовку.

Використання "Відповісти всім" замість "Відповісти відправнику". Якщо ваш менеджер послав подячний повідомлення за виконану роботу кожному члену вашого колективу, не відповідайте всім колегам, що були раді старатися і що ваш начальник найкращий. Цим ви заробите репутацію догідливого підлабузника.

Перед відправленням обов'язково перевірте, кому ви відправляєте лист, особливо якщо воно написано в різкому тоні. Одного разу співробітниця великої компанії написала своїй приятельці, що у їх колеги очікується поповнення в сімействі. Вона думала, що відправила лист подрузі, а виявилося, що в бухгалтерію! Уявіть, як бурхливо обговорювалася в колективі ця, загалом-то, інтимна новина.

Інші неприємні дрібниці пов'язані з економією часу.

Переадресування ланцюжка електронних листів. Якщо інформація попередніх повідомлень не важлива, видаліть їх.

Переадресування ланцюжка електронних листів без зміни теми повідомлення. Результат цього може виглядати таким чином: "FW: FW: RE: FW: RE: Наше зібрання". Не дивно, що адресат може просто видалити такий лист, не читаючи. Чітко вказуйте тему, наприклад: "Питання з приводу зборів 15 червня. Потрібен відповідь".

Відправка листа співробітникові, що сидить в сусідньому кабінеті. Якщо повідомляєте про терміни здачі звіту, це нормально, але якщо вам потрібно обговорити якесь питання, краще використовувати старий добрий спосіб - розмова.

Корисні поради на всі випадки відправка та одержання листів особистого характеру на роботі. Комп'ютери і доступ до Інтернету - власність компанії, тому, ведучи особисту переписку на роботі, ви порушуєте трудовий договір. Дізнайтеся, чи дозволено у вашій компанії користуватися електронною поштою в особистих цілях, і якщо так, не зловживайте цим. Зайве нагадувати, що розсилати з робочого комп'ютера образливі листи і спам абсолютно неприпустимо.

Ці служби дозволяють перевіряти поштову скриньку з будь-якого комп'ютера, тому для особистого листування ми радимо вам користуватися послугами таких сайтів.

Ось ще кілька помилок, пов'язаних з електронною поштою.

Всім подобаються жарти, але вони не завжди доречні в листах. При складанні електронного листа раз і назавжди забудьте вислови на кшталт: "Мабуть, ви з Уралу ..." або "Ось чому я радий, що я не жінка" Не виключено, що такі жарти неприємні навіть вашим друзям.

Корисні поради для всіх не відповідайте на листи про порятунок дикої природи, попередженнях про нові різновидах раку, не реагуйте навіть на благання послати листівки людям, хворим на СНІД. Не надсилайте їх своїм знайомим. Корисними можуть бути попередження про електронні віруси, але в більшості випадків це або розіграші, або власне віруси.

Краще відразу видаляйте такі листи, попередньо повідомивши про них системного адміністратора.

Якщо ви отримали одне з численних листів, які закликають переслати його десяти своїм знайомим, просто видаліть його.

Чого ще можна робити за допомогою електронної пошти?

Не використовуйте електронну пошту для критики і тим більше не розсилайте копії такого листа іншим. Це рівноцінно образи співробітника в присутності підлеглих. Якщо у вас є зауваження, висловіть їх віч-на-віч або, в крайньому випадку, по телефону

Якщо отримали образливого листа, придушите в собі бажання відповісти в тому ж дусі. Будьте вище цього - не втрачайте гідності. Ну, або хоча б не відповідайте на цей лист.

Корисні поради для всіх ніколи не пишіть в електронному листі того, чого не хотіли б побачити в пресі. Навіть якщо пишете людині, якій довіряєте, ваше повідомлення може бути переадресовано комусь іншому.

Електронні листи дуже зручні для таких випадків.

Оповіщення про збори. "На початку місяця в конференц-залі відбудеться зібрання, присвячене майбутній конференції. Будь ласка, перегляньте прикріплений файл і підготуйтеся до обговорення зазначеної в ньому порядку денного".

Підготовки зборів. "Можливі дні проведення зборів 1, 2 або 15 липня. Повідомте, який день вас більше влаштовує".

• Підтвердження усних розмов. "Як ми сьогодні і говорили, корпорація Плюш і Сини вишле 75 м'яких крісел до наступної суботи".

Розповсюдження новин, звітів та іншої інформації, пов'язаної з роботою компанії.

Електронна пошта - хороший помічник, якщо не заміняти нею звичайне спілкування і телефонні розмови.

Менеджери деяких компаній отримують до двохсот повідомлень в день пошкодуйте їх - пишіть коротко. Якщо вам не відповідають, зателефонуйте.

І звичайно, відразу ж відповідайте на повідомлення, хоча б так: "Я отримав ваш лист, але докладну відповідь зможу вислати тільки наступного тижня". Якщо ваша служба електронної пошти надає послугу "електронного автовідповідача", скористайтеся нею, якщо знаєте, що вас не буде на роботі кілька днів.

Популярність чатів зростає. А чи знаєте ви, як поводитися в чаті?

Не вживайте грубих слів, що не поширюйте злі чутки, що не розкривайте секретну інформацію.

Не «висите" в чаті годинами - можливо, ви відволікаєте від роботи вашого співрозмовника.

Якщо від роботи відволікають вас, ввічливо повідомте співрозмовнику, що зараз зайняті і зв'яжетеся з ним пізніше. Звичайно, краще під час роботи зовсім не виходити в чат.

Бізнес та фінанси