Відповідайте на електронні листи відразу, не тримайте партнера в невіданні
Хто з нас не стикався з ситуацією, коли приходить електронний лист від колеги або партнера, а ми завалені роботою і відкладаємо відповідь на потім. Елізабет Грейс Сондерс, автор на 99u, радить не тримати іншої людини в невіданні і повідомити йому, що даним питанням ви зможете зайнятися пізніше.
Якщо ви щільно зайнялися проектом, що вимагає повної концентрації, а в цей час кількість вхідних електронних листів зростає, то скористайтеся одним з автответчіков, який повідомить іншій людині про те, що ви відповісте пізніше. Адже люди надсилають вам лист не просто так. Вони теж зайнятими якимись справами. І, можливо, справа не просунеться далі без вашої участі. Пояснивши ситуацію, і повідомивши, коли зможете зайнятися електронною кореспонденцією, ви дозволите своїм партнерам чи колегам більш точно спланувати час, можливо, переключившись поки на інші проекти.
Навіть якщо у вас зовсім немає часу, постарайтеся зробити так, щоб людина, яка надіслала вам електронного листа, отримав відповідь на кшталт: "Спасибі за ваше повідомлення. Я зв'яжуся з вами найближчим часом" або "Спасибі за лист. Я зараз зайнятий дуже важливим проектом і зможу дати відповідь не раніше четверга ". Хоча ви і не підготували та відповідь, яку від вас очікують, принаймні, співрозмовник знає, що ви отримали лист і йому доведеться почекати. Він не залишається в невіданні.
Ви можете підготувати власний набір повідомлень для різних ситуацій і використовувати їх тоді, коли немає часу підготувати та відповідь, яку від вас очікують.
