А ви хочете завжди отримувати відповідь на ділові листи? Як написати бізнес-емейл?
Написання звичайного електронного повідомлення - це одна справа, а от підготовка листа, на яке одержувач захоче відповісти - зовсім інше. Я працюю в умовах, в яких дуже важливо зарекомендувати себе перед діловими партнерами, і тому доводиться досить часто спілкуватися за допомогою електронної листів. За кілька місяців роботи я виробила ряд принципів спілкування по email, які можуть виявитися дуже корисними, і дають зрозуміти, як писати ділові листи так, щоб привернути до них увагу.
Поле для заповнення «Тема»
Поле «Тема» в шапці повідомлення завжди має бути заповнено, інакше існує ризик, що одержувач навіть не зверне уваги на отримане повідомлення, і воно загубиться в надрах його поштової скриньки. Більш того, по заголовку листа одержувач цілком може визначити чи варто йому відкривати лист, або ж можна сміливо видаляти. Тому, тема повинна бути чіткою, що викладає основний зміст повного повідомлення. Назва теми має складатися з 3-4 слів, не менш і не більш того. Цього цілком достатньо, щоб привернути чиюсь увагу.
Текст електронного листа
Якщо лист носить діловий характер, то починати потрібно завжди з офіційного привітання, наприклад «Шановний, ...», «Добрий день, ...» і т.д. Закінчувати текст листа, бажано, банальним, але звичним «З повагою, ...».
Далі потрібно чітко роз'яснити мету свого повідомлення, це завжди є основоположною будь-якого звернення. Потрібно завжди намагатися цінувати свій і чужий час, писати лаконічно, зрозуміло і по справі. Більш розгорнуте звернення можна написати в разі відповіді і зацікавленості одержувача. Сам текст повинен виглядати красиво і утомляюще, тому кожну закінчену думку обов'язково необхідно відділяти порожнім рядком, яка служить в електронному листі абзацом. Так одержувач зможе зрозуміти і «проковтнути» інформацію порціями, і вона краще засвоїться в голові.
Ні в якому разі не варто вставляти в сам лист додаткову інформацію та дрібні подробиці. Для цього існує функція «Вкласти файл», так, і посилання ніхто не відміняв. Якомога більше потрібно намагатися не зробити зі свого звернення звалище з нагромадженої інформації.
