Як правильно написати діловий лист

МИ У СОЦМЕРЕЖАХ -

Sincerely_Yours У своєму житті я бачив досить багато по-справжньому жахливих листів. Спочатку мене навіть дивувало, як недурні люди можуть так писати. З появою електронної пошти ми можемо розсилати величезну кількість листів, нічого при цьому не витрачаючи, крім свого часу. Тому епістолярна листування багаторазово зросла, збільшилася і кількість абсолютно безглуздих послань. А чи знаєте ви, як правильно написати діловий лист?

Правила досить прості. Основам цього "ремесла" вчать ще в школі.

Якщо ваша позиція в організації досить висока, то не виключено, що у вашому розпорядженні є секретарка, яка відповідає за грамотне написання ділових листів. Але більшості з нас слід гарненько запам'ятати основні моменти складання бізнес-листа.

І не думайте, що в листі найголовніше - суть, а оформлення власних думок не так важливо. Якщо структура листа не буде дотримана, його можуть навіть не прочитати.

Структура ділового листа

Правила складання бізнес-послання не надто жорсткі, але всі разом вони формують формулу, що дозволяє ясно висловити свій намір. Якщо все зроблено за цими правилами, то читач не буде гадати про те, в чому полягає основна думка і, що від нього хочуть.

Офіційний лист має містити такі елементи (зверху вниз):

Зворотна адреса та дата: (Верхній лівий кут). Цей елемент стане в нагоді в тому випадку, якщо лист потрапить до адресата без конверта. Хоча це малоймовірно, але краще, якщо даний момент буде дотриманий. Якщо текст розміщений на офіційному бланку, то він вже містить адреса, телефони та інші контактні дані. Дублювати їх не варто.
Поштова адреса одержувача: (Праворуч, рядком нижче зворотної адреси або під шапкою бланка). В офісах листи часто витягуються з конвертів, а вказівка особи, якій воно призначене, допоможе посланню знайти свого адресата.
Звернення: (Двома рядками нижче адреси одержувача або відступивши 1/3 сторінки) Намагайтеся уникати "Шановний товаришу!" або "Тому, кого це може стосуватися!". Якщо ви не називаєте одержувача на ім'я по батькові, значить, не знаєте, хто буде читати листа, і показуєте, що вам все одно, до кого воно потрапить. Якщо ви дійсно хочете, щоб конкретна людина щось зробив, прочитавши ваш лист, зверніться конкретно до нього.
Основна частина. Основна частина листа складається з трьох частин:

Введення, де пояснюється, хто ви такий і чому пишіть;
Центральній частині, де розкриваються деталі і наводяться аргументи;
Завершальної частини, де ви повідомляєте читачеві, яка саме дія очікуєте від нього.

Прощальні побажання: (По лівому краю, двома рядками нижче основної частини). Це рядок до підпису. Якщо ви знайомі з адресатом лише формально або незнайомі зовсім, то можете поставити "З повагою" (для письма англійською мовою - Faithfully yours). Лист людині, з якою ви добре знайомі, можете завершити фразою "Щиро Ваш" (англійською мовою - Sincerely yours, Sincerely, а для США - Yours truly). Не намагайтеся вставити щось більш дружнє або манірно, тільки якщо ви не а) дуже тісно знайомі з одержувачем і спілкуєтеся неформально- б) ви є публічною фігурою і подібна підпис є вашим "особистим знаком".

Підпис і його розшифровка: Якщо під листом стоїть підпис, то це означає, що написав його відповідає за свої слова. Так як розшифрувати підпис більшості людей досить складно, то додайте рядок-два зі своїм ім'ям, прізвищем, посадою, щоб читач зрозумів, від кого саме отримано лист.

Додатки: (Нижче підпису і розшифровки) Якщо ви докладаєте до діловому листу будь-які додаткові матеріали, то перерахуйте їх. Наприклад: Додатки (2): брошура, прайс-лист. Можна також вказати кількість сторінок. Наприклад: Додатки (1 на 4 л): програма.

Одне з найважливіших правил того, як правильно написати діловий лист - це коригувати, коректувати і коригувати знову. Якщо один може пробачити граматичні помилки і невдалі звороти, то в бізнес-листі на це звернуть увагу в першу чергу (це може бути єдине, що запам'ятають з вашого листа). Якщо ви хочете справити враження, то постарайтеся бути максимально бездоганним.

Новини