Як разговарівашь з сердитим співрозмовником
- Розмова з сердитим співрозмовником
Що робити з роздратованим співрозмовником, від якого неможливо позбутися?
Корисні поради для всіх не перебивайте, дайте йому висловитися, вилити свої почуття-швидше за все, через пару хвилин він заспокоїться. Відсуньте трубку від вуха, якщо він занадто голосно кричить. Запишіть суть його претензій і формулювання, які він використовував для її вираження. Це стане в нагоді, якщо ви, ваш начальник або ваш співрозмовник вирішите зробити будь-які подальші дії.
Коли співрозмовник заспокоїться, скажіть, що ви зрозуміли суть проблеми і зробите все від вас залежне для її вирішення. Повідомте співрозмовнику своє ім'я та посаду. Якщо ви не в змозі допомогти, з'єднайте його з більш досвідченим співробітником. Тепер випийте води і постарайтеся розслабитися.
Секретар повинен подбати про те, щоб ті, кому відмовляють у доступі до того чи іншого співробітника, не відчували себе ображеними.
Бездротові телефони дуже зручні. У них тільки один недолік - деякі моделі обрізають початку пропозицій, тому при розмові можуть виникати Менія через те, що хтось когось недочув. Щоб уникнути цього, ніколи не перебивайте співрозмовника, чекайте, поки він висловиться повністю.
Корисні поради на всі випадки пам'ятайте, що розгулюючи з трубкою в руці, ви можете вийти із зони дії радіотелефону. Радіус дії більшості моделей радіотелефонів не перевищує декількох десятків метрів, так що не йдіть з трубкою в сусіднє кафе. Якщо у вас приватну розмову, просто вийдіть в коридор або конференц-зал.
Ці корисні пристрої дуже поширені сьогодні, і з ними також треба вміти поводитися.
Голосова пошта та автовідповідач
Голосова пошта дозволяє звонящему залишати повідомлення, якщо потрібної людини немає на місці або він говорить по іншій лінії. Записуючи вітання для своєї системи голосової пошти, пам'ятайте, що ви на роботі, а не вдома. Ось один з вдалих прикладів.
"Це Енді Таккер, бухгалтер компанії Супер-пупер. Будь ласка, залиште своє повідомлення, і я відповім відразу ж, як тільки у мене з'явиться можливість. - Спасибі". Можна повідомити час, коли вас не буває в офісі, і обіцянка передзвонити за возвращеніі- або залишити ім'я і номер телефону співробітника, який може допомогти, якщо у того, хто дзвонить немає можливості дочекатися вас.
Корисні поради на кожен день якщо ви залишаєте повідомлення, спочатку назвіть своє ім'я, назву компанії, номер вашого телефону, день і час дзвінка, а потім поясніть суть справи - коротко і по суті. В кінці повідомлення повторіть свої ім'я та номер телефону.
Телефонні розмови
Слухайте голосову пошту щодня, передзвонюйте в той же день, в крайньому випадку - на наступний ранок.
Все вищесказане відноситься і до автовідповідачів, проте ці пристрої краще не застосовувати для фільтрації дзвінків. Якщо ви хочете прийняти дзвінок, візьміть трубку і скажіть щось на зразок: "Добрий день, вибачте, я був в іншій кімнаті".
Багатоканальний телефон
Якщо у вас встановлено такий апарат, найкраще, що ви зможете зробити, це ігнорувати нові значки. Пам'ятайте, що перевагу потрібно віддавати поточним розмови.
У деяких ситуаціях визначник номера дуже корисний. Ви отримуєте перевагу, знаючи, хто вам телефонує. А хто попереджений - той озброєний. Наприклад, якщо дзвонить начальник, а звіт ще не готовий, ви встигнете придумати правдоподібне виправдання і врятувати свою репутацію.
Якщо номер абонента вам знаком, не треба вітати його словами: "Привіт, Віктор!" Це завжди збиває з пантелику.
Таке відчуття, що власники мобільних телефонів жити не можуть без своїх іграшок. Вони розмовляють по мобільному на вулиці, в кінотеатрі, в аудиторії під час лекції, в громадському туалеті! Пейджери трохи краще - вам хоча б не доведеться слухати за обідом чужі розмови, але як діє на нерви це "пі-пі-пі"!
Корисні поради для всіх на зборах у одного із співробітників задзвонив мобільний телефон. Як на гріх, той забув, куди він поклав свій пристрій. Він гарячково обшукував кишені, перевіряв піджак, навіть пальто, яке поклав на вільний стілець, але не міг знайти. А мобільник все продовжував дзвонити. Зрештою головний інженер попросив невдалого підлеглого вийти із зали разом з речами. На наступний день на дошці оголошень компанії з'явилися "Правила поводження з мобільними телефонами".
