Як грамотно скласти лист
Правильна форма ділового листа це тільки самі ази науки про бізнес-листуванні. Якщо повідомлення має нестандартний формат, то його можуть навіть не дочитати до кінця. В одному з опитувань понад 80% співробітників кадрових агентств зізналися, що викидають листи-резюме, якщо бачать, що вони складені не за формою. Навіть якщо вміст листа написано грамотною мовою і використовуються вірні психологічні прийоми, ефект може бути нульовим, так як його не прочитають.
Але й тільки форми недостатньо. Важливо знати, як грамотно скласти лист. У цьому нам допоможе стара, перевірена часом, формула копірайтингу: AIDA.
AIDA (attention, interest, desire, action) позначає наступну послідовність - увага, інтерес, бажання і дію. На першому етапі, щоб змусити читача прочитати лист, ми повинні привернути його увагу, а потім зацікавити. Далі, у нього має з'явитися бажання виконати щось бажано для вас, і, врешті-решт, він діє.
Розглянемо, як скласти грамотне лист, на конкретних прикладах.
- Я доклав резюме, яке повинно зацікавити Вас ...
- Цей лист написано з однією метою. Я хочу проінформувати Вас ...
- У зв'язку з вашим недавнім виступом ...
Такі фрази повинні на короткий термін "приліпити" читача до тексту повідомлення. Існує кілька стратегій, що дозволяють привернути увагу.
- Лестощі: "На протязі декількох останніх років я уважно стежу за розвитком Вашої компанії ...", "Я завжди мріяв працювати в такій компанії, як Ваша ... # 187;
- Питання: "Чи знаєте Ви, що ...", "Не стикалися Ви з проблемою ... # 187;
- Сюрприз: "Цього року від вибуху мультіварок постраждало 10 мільйонів осіб ...", "За останні три роки я вистежив і передав поліції 8 з 10 найбільш небезпечних злочинців в країні ...".
Увага прикута, на наступному кроці правильно складений лист повинно викликати інтерес. Пообіцяйте вирішити проблему за допомогою свого чудового продукту, послуги або чогось іншого, що ви пропонуєте.
Наприклад, у більшості випадків організації шукають таких співробітників, які можуть вирішувати конкретне коло завдань і мають досвід у цьому, вони повинні допомагати в досягненні основних цілей роботодавця. Ви напевно зацікавите її, якщо опинитеся відповідним людиною для цього місця і пообіцяєте докласти всі сили для досягнення поставлених перед організацією цілей.
Тепер поясніть, як ви це зробите. Розкажіть про свої успіхи в інших організаціях на аналогічній позиції, або коротко опишіть, які курси підвищення кваліфікації вами пройдені (Не перераховуйте всі курси, а тільки ті, які необхідні для ефективної роботи на тому місці, на яке ви претендуєте). Не використовуйте жаргонізми. Коротко і ясно назвіть переваги і пропоновані рішення.
Наприклад, якщо вами пропонується новий бізнес-процес, то вкажіть в листі: "На попередньому робочому місці мною розроблена стратегія вирішення такого завдання, що дозволило підвищити продуктивність праці на 20%, а прибуток піднялася ще більше. Реалізувати її буде нескладно, це зажадає мінімальних фінансових і трудових витрат. Я зможу впровадити її за один квартал ".
Досвідчені маркетологи прекрасно знають, що ніхто не робить вибір на підставі характеристик тієї чи іншої моделі. Вам слід пояснити, чим саме ці характеристики допоможуть покупцеві.
Якщо все зроблено правильно, то далі читач повинен задати собі питання: "Дуже добре, але як я зроблю це". Правильно складений лист має дати відповідь на це питання в останньому розділі. Запропонуйте читачеві здійснити дію, необхідне для вас:
- Зателефонуйте мені на номер (111) 111-11-11 і запросіть на співбесіду ... # 187;
- "Давайте обговоримо цю ідею в четвер ... # 187;
- "Замовте матеріали з цього питання сьогодні ... # 187;
Не залишайте на волю читача визначати, що він повинен зробити на підставі прочитаного. Багатьом з нас не вистачає сміливості вказати у листі, що конкретно ми хочемо від того, кому воно призначене. Тим самим, ми залишаємо себе і свої наміри осторонь, сподіваючись, що адресат сам здогадається зробити це.
В реальній ситуації, ваш лист можуть читати зовсім уважно, людину можуть долати власні проблеми. Можливо, йому належить виступ перед великою аудиторією через 20 хвилин. Через таку стіну зможе пробитися тільки один лист з двохсот. Може бути читач зараз зайнятий планом порятунку своєї сім'ї у разі надзвичайної ситуації. Опишіть конкретну дію, яке ви від нього очікуєте. Надайте йому енергії зробити відповідну позначку в своєму списку справ. Нехай він підніме трубку, зайде на сайт або напише відповідь.
В кінці листа висловіть свою повагу адресату. Якщо ви пропонуєте конкретне рішення конкретної проблеми, то люди напевно захочуть дізнатися, з чого слід почати. Правильно написаний лист, в якому відсутні помилки, зробить вашу думку ясною і переконливою ".
Покладіться на ці поради наступного разу, коли буде готувати лист. До речі, організувати свої думки і зробити їх зрозумілими для інших допомагають інтелект-карти.
