Як працювати менше, а встигати більше: 5 стратегічних моментів
Ви працюєте з ранку до пізнього вечора. Чи не відриваєте погляд від монітора, а пальці від клавіатури. Але наприкінці дня розумієте, що не виконали і 10% від запланованого обсягу справ. Підсумок сумний: навіть якщо спочатку ви і працювали з ентузіазмом, то незабаром настає розчарування, і продуктивність падає ще нижче. Разом з тим, знаючи, як можна працювати менше, а встигати більше, ви уникнете подібній ситуації. Зменшите навантаження, стрес і підвищите ефективність власної праці.
Джеф Хейден на сторінках сайту inc.com дає 5 стратегічних порад, як працювати менше, а встигати більше. Основний упор він робить на те, що слід вести облік не відпрацьованим годинам, а виконаній роботі.
1. Оптимізуйте список справ
Якщо ваш список справ не вміщується на одному аркуші записної книжки, то ні про яку продуктивній роботі не може йти й мови. Плануйте на кожен день не більше 3 основних (найбільш важливих завдань). До їх виконання слід приступити в першій половині дня. Якщо після цього залишиться час, то його можна присвятити вирішенню другорядних проблем.
Готуйте список завдань заздалегідь ввечері. Все одно, наприкінці робочого дня або перед сном ви подумки підводите підсумки дня і згадуєте, що ще потрібно зробити. Ранкові години на початку робочого дня найбільш продуктивні. Не витрачайте їх на складання плану, а відразу приступайте до його реалізації.
Виконуйте завдання зі списку справ одну за одною. Повністю сфокусуйтеся на одному пункті. Завершіть його. І лише після цього переходьте до наступного. Постійне перемикання забирає багато часу і знижує особисту ефективність.
2. Виміряйте досягнуті результати, а не витрачений час
Не намагайтеся оцінити виконану роботу в витрачених на неї годинах. Враховуйте вирішені проблеми і їх важливість для досягнення вашої основної мети.
3. Виробіть звички початку робочого дня
Чи знайома вам така ситуація, коли ранкова чашка кави, супроводжувана приємною бесідою, непомітно переходить в тривалі посиденьки. Про роботу ми згадуємо перед обідньою перервою, але не починати ж її зараз. Обід завершується черговий бесідою, а за годину до закінчення роботи не має сенсу братися за важливий проект. У підсумку, одна чашка кави перетворилася на втрачений день.
Заведіть собі звичку, побуждающую якнайшвидше приступати до роботи. Нехай це буде та ж чашка кави. Але як тільки вона випита до дна, ви відразу ж приступаєте до вирішення завдань зі списку справ.
4. З'ясуйте, де відбуваються витоку часу
Зробити це нескладно. Заведіть блокнотик або кілька листків паперу. Вони необхідні для хронометражу часу, витраченого на різні справи. Як тільки ви перемикаєтеся з одного виду діяльності на інший, позначайте це в блокнотику з точним зазначенням часу.
Будьте чесні перед собою. Ці записи ви ведете для себе, а не для шефа. Щоб не дрібнити, можна розбити види діяльності на категорії. Наприклад: підготовка звіту, електронна пошта, соціальні мережі, новини, розмови, розминка, планування і т.д.
В кінці дня підведіть узагальнені підсумки. Не виключено, що ви здивуєтеся, як багато часу йде, наприклад, на читання новин або електронної пошти. Залишилося тільки докласти зусилля до того, щоб перерозподілити час так, щоб використовувати його більш продуктивно.
5. Завершуйте роботу вчасно
Немає нічого хорошого в тому, що ви засиджуєтеся на роботі до пізньої ночі. Візьміть собі за правило, завершувати всі справи «по дзвінку». Якщо ви не встигли впоратися із завданням, краще все доробити вранці наступного дня зі свіжою головою. Перевтома не йде на користь ні особисто вам, ні справі.
Прислухайтеся Ернесту Хемінгуею, який радить завершувати роботу тоді, коли вона добре просувається, коли ви знаєте, що робити на наступному кроці. Вчинивши так, наступного дня ви відразу ж ввімкнетеся в продуктивну діяльність, а не проведете весь ранок розмірковуючи про те, куди рухатися далі.
