Як зберегти продуктивність під час відрядження? Управляємо хаосом
Періодично буваєте у відрядженнях? Тоді для вас не секрет, що зберегти колишню продуктивність під час поїздки - завдання вкрай складне. Спочатку ви втомлюєтеся після перельоту або поїзда, потім настає черга десятка зустрічей, а в найбільш невдалий момент пропадає Інтернет. У підсумку відповідати на листи і закривати робочі питання доводиться пізно ввечері в номері готелю. Я розповім кілька «фішок», які знайшла в блозі Molly Reynolds і доповнила власними спостереженнями.
Складіть свій календар продуктивності
Якщо ви нехтуєте в плануванні робочої поїздки своїми «біологічним годинником» - ризикуєте втратити весь день. Тому відкриваємо щоденник (Evernote або будь Планнинг - як альтернативний варіант) і розбиваємо день на годинник за рівнем вашої ефективності. Я - жайворонок, тому розклад для мене виглядає таким чином:
- 7: 30-11: 30 - Максимальна продуктивність: готова зосереджено працювати над складними завданнями;
- 11: 30-13: 30 - Зниження продуктивності: готова до завдань з низькою залученістю;
- 13: 30-18: 00 - Висока продуктивність.
Склали? Тепер вчимося розподіляти завдання по годинах.
Визначте оптимальний час для перельоту
Вам належить переліт або поїздка в поїзді? Оптимально, щоб вони припадали на самі низько продуктивні годинник. У випадку зі мною - я закінчую працювати в 11, встигнувши відповісти на всі «гарячі питання», і вирушаю в дорогу. Ну а час самого перельоту або поїздки теж проводимо з користю. Як? Читаємо далі.
Складіть список завдань на час відрядження і розподіліть їх по годинах
У вас напевно є приблизний список завдань на час відрядження. Запишіть їх: всі поточні звіти, аналізи, які треба підготувати, основні зустрічі (заради яких і приїхали), а також годину-півтори в день на традиційну плинність кшталт листів і дзвінків. Тепер «розкидаємо» їх по годинах: найпродуктивніші годинник присвятіть вирішенню робочих питань і підготовці до зустрічі або переговорів. Після годинної перерви проведіть намічені зустрічі. У вас повинно залишитися ще кілька годин на те, щоб «підбити підсумки» і відповісти на листи.
Складіть графік наявності і відсутності Інтернету
Скільки планів буває порушено через «непрогнозованих проблем з Інтернетом». Давайте будемо чесні: ми чудово знаємо, що в літаку зв'язку (з високою ймовірністю) не буде, а от в офісі партнерів завжди є швидкий Wi-Fi. Тому складаємо графік наявності і відсутності Інтернету і використовуємо час по максимуму:
- В аеропорту чи на вокзалі є Wi-Fi або 3G: відповідаємо на листи, даємо фінальні напуття колег і підлеглих;
- У поїзді або літаку немає стабільного інтернету: вирішуємо питання, до яких серед шквалу дзвінків і пошти не доходять руки. Прогноз на майбутній місяць, аналіз або план заходів, який ви вже давно обіцяли керівництву. Як варіант - зосереджуємося на підготовці до переговорів.
А як ви зберігаєте продуктивність під час відрядження? Знаєте, як і роботу виконати, і з партнерами зустрітися і місто подивитися? Розкажіть нам про це в коментарях.
