Time blocking - як вичавити додаткові 20 годин з перевантаженої тижні вдалий спосіб підсилити концентрацію
Робота, статті, спорт, саморозвиток і будинок - усе це треба вписати в свій план на день. Тому вичавити хоча б годину бонусного часу - відмінна можливість. Нещодавно на англомовному ресурсі мені попалася стаття про спосіб управління часом Time Blocking. Опис звучало дуже оптимістично: «40 годинний робочий тиждень по системі Time Blocking по ефективності зрівняється з 60 годинами звичайної роботи». Плюс 20 годин на тиждень - хіба можливо пройти мимо?
Починаємо з планування
Суть даного методу полягає у виділенні блоків часу на кожну задачу і процес, який ви повинні виконати протягом дня. Важливий момент, на якому потрібно зробити акцент: сенс не просто утрамбувати ваш день по-максимуму. Треба, щоб ваші завдання були спрямовані на досягнення довгострокової мети і вписуватися в dead-line. Тому починаємо в будь-якому випадку з планування.
Як це роблю я? Починалася моя робота з Time Blocking в блокноті. Але це виявилося не надто практично: перегортання сторінок, переписування схожих завдань - не для мене. Я вибрала знайомий усім Excel. На одному аркуші я відзначаю список важливих справ, які спрямовані на розвиток проекту і стратегічно важливі. У цьому ж списку відзначаю завдання, які не можна назвати стратегічно важливими, але виконати їх необхідно. Щоб відрізнити одні від інших, використовую виділення кольором.
Як з блоків побудувати робочу систему
Тепер на іншому аркуші Excel (або в Google) календар ділимо кожен день на блоки. Оптимально - по 30 хвилин. Ви працюєте 9:00 в день? У вашому розпорядженні 18 блоків. Переносимо в них наші стратегічно-важливі і необхідні завдання. Закінчуємо наповнювати день поточними завданнями, а також залишаємо пару «вікон» для випадкових завдань і зустрічей.
Не обманюємо себе
Автор даного методу підкреслює, що найважливіше - бути чесним із собою. Якщо ви відчуваєте що робота «потягне» годин на 6, не потрібно встановлювати для неї блок тривалістю 2 години. В іншому випадку, терміни і завдання будуть зірвані, а ви втратите бажання працювати за цим методом.
Час на хаос
Що найбільше заважає нормальній роботі? Вічні дзвінки, листи, на які доводиться відповідати. Сам процес перемикання між завданнями забирає багато сил і часу. Особливість Time Blocking, яка мені подобається - він дозволяє виключити з роботи непотрібну багатофункціональність. Просто записуємо в свій день 3-4 блоку по 20 хвилин, протягом яких відповідаємо на дзвінки і пошту. Звичайно, начальнику або замовнику ви не скажете: «Андрій Станіславович, я відповідаю на ваші дзвінки тільки в 14 годин. Всього найкращого. Але колегам і підлеглим розіслати подібний лист цілком доречно.
Стратегічно важливі годинник
У вашому дні повинні бути години, коли ви максимально концентріруетесь на роботі. Визначити їх треба самому: для мене найпродуктивніший час - з 11 до 14, для вас, можливо - з 14 до 16. У кожному разі, в цей блок поміщаємо найважливіші завдання, які вимагають самовіддачі і концентрації. У цей час будь відволікаючий фактор приносить серйозної шкоди: закриваємо зайві вкладки на комп'ютері (у тому числі пошту), по можливості, відключаємо телефон і йдемо з головою в роботу.
Описувати даний метод я можу довго: він мені дійсно сподобався. Але щоб ви сформували більш точне уявлення, ось ще кілька важливих правил:
- Блок «стратегічно-важливі годинник» з максимальною концентрацією не повинен бути довше 2 годин. Перейдіть на 1:00 на менш складні завдання, щоб розслабитися;
- Коли вийшли за межу блоку - ви закінчуєте роботу і переходьте до наступного;
- Звітуйте перед собою. Раз на тиждень складайте список завдань, які ви успішно виконали і завдань, на виконання яких знадобилося несподівано багато часу. Ще один плюс Time Blocking: він дозволяє не просто виконувати завдання швидше, але і вивчати, як ви працюєте, знаходити «вузькі» місця і ледачі годинник. А значить - можливості для оптимізації.
