Що робити, коли насувається невідворотний дедлайн? Як перенести ще на день «найостанніший термін»
Напевно вам це знайомо: на спільній зустрічі «прилетіла» нове завдання, ви без страху її схопили. Ще два дні тягнули час, а коли взялися за роботу, зрозуміли: даних для аналізу не існує в природі, методики роботи - теж. А страшний день, позначений в щоденнику «deadline», наближається з блискавичною швидкістю. Я не люблю переносити терміни, але іноді інших варіантів просто немає. Як зберегти репутацію надійного виконавця і не звернути на себе гнів роботодавця? У цій статті ви знайдете прийоми, які я використовую, щоб скласти грамотне і коректне лист про перенесення дедлайну.
Попереджаємо заздалегідь
Кинути відписку в день здачі роботи - ось, що поставить вас в список кандидатів на звільнення. Ми не повинні вирішувати, чи важливий проект для замовника або роботодавця. Можливо, він виключно ознайомлювальний і відправиться в стіл. Але не виключено, що його планували розглядати на вечірньому раді директорів. Тому попередити про відстрочку потрібно хоча б за 1 день.
НІ: «Вибачте, я не встиг, велике навантаження».
ТАК: «Хотів попередити, що моя команда не вкладається у встановлені терміни. Хотів би перенести дедлайн з цієї п'ятниці на наступний вівторок, 30.12. Готовий обговорити дані, які ми можемо надати в якості проміжного підсумку ».
Не граємо з вогнем: Deadline переносимо тільки 1 раз
Перед тим як сідати за лист, присвятіть годину тому, щоб «накидати» план роботи, встановити реальні терміни, накиньте ще один страхувальний день - це і буде крайній термін, який не підлягає оскарженню. Якщо ви мобілізуєте і відправите роботу на день раніше - це ще «+» в карму. А ось постійне перенесення термінів змусить замовника подумати, що ви безвідповідальний і непередбачений працівник.
НІ: «Зараз випрошу ще пару днів, а далі подивимося».
ТАК: складаємо детальний план робіт, «підколюємо» його до листа.
Максимально аргументуємо і не перекладаємо відповідальність
Коли я переношу термін здачі проекту, я намагаюся максимально це аргументувати. Замовник повинен розуміти, що я витрачаю додатковий час на роботу, а він отримає максимально точний аналіз і план робіт. В іншому випадку, будьте впевнені: він вважатиме, що ви просто пили чай, або займалися іншими завданнями. Що важливо розуміти при аргументації: «звалити» проблеми на повільних колег, на діри в базі даних з вини ІТ - жахливе рішення. Намагаємося огинати кути і використовувати м'які формулювання.
НІ: «На жаль, не можу надіслати вам підсумковий звіт. До цих пір не отримала оригінал договору від юридичного відділу і вивантаження від ІТ ».
ТАК: «Аналіз зажадав доопрацювання бази даних. Зараз разом з ІТ працюємо над цим питанням ».
Пропонуємо «розстрочку» завдання
Якщо хоча б половина роботи у вас готова, використовуємо тактику «розстрочки» завдання. Як?
НІ: «Зараз не готовий відправити Вам аналіз. Хотів би перенести термін на п'ятницю »
ТАК: «Робота над проектом зажадала від мене більш глибокого аналізу. Я оцінюю готовність звіту на 50%: вже є повний аналіз за такими-то розділах. Готовий відправити зараз наявні розділи для ознайомлення, а повний звіт - завтра до 16 години. Або, якщо Вам буде зручніше, відправлю готовий звіт завтра. Чекаю вашої відповіді. Як не складно здогадатися, будь-який варіант відповіді нас влаштовує: ми виграли бонусний час.
Ставимо точну дату
Ви зазвичай вказуєте в листі: «відправлю на наступному тижні» - а потім дивуєтеся, чому розривається телефон? C імовірністю 95%, замовник чекає лист не пізніше вівторка, а ви збираєтеся відправити його в п'ятницю вранці. Щоб уникнути нерозуміння і конфліктів, встановлюємо реальні і точні терміни.
НІ: «Я відправлю готовий звіт на наступному тижні».
ТАК: «Документ буде у вас на пошті в середу до обіду».
Вибираємо «слабка ланка» і встановлюємо пріоритет
Я прекрасно розумію, що таке постійний цейтнот. Потік проектів не слабшає, жонглювати ними і виконати все в строк - просто неможливо. Плюс, ніхто не відміняв «плинність». Буває, що мене охоплює паніка і я починаю перескакувати з одного завдання на інше, ризикуючи не виконати жодну. Ось що я раджу робити в таких ситуаціях: з 5 (наприклад) проектів вибираємо хоча б 3, виконання яких очевидно і не викликає ускладнень. На решту 2 проекти витрачаємо достатньо часу, щоб визначити масштаб робіт і передбачувані терміни - їх ми і будемо переносити.
Якщо з усіма прийомами тайм-менеджменту встигнути до дедлайну не вдається, доведеться вирішувати питання про пріоритет завдань. Чесно визначте число завдань, над якими ви можете працювати без зниження продуктивності. А інші попросіть відстрочити або делегувати іншим співробітникам під ваш контроль.
