Принципи делегування повноважень ненадійним людям
Припустимо, ви займаєте певну позицію у своїй організації, і, волею неволею, вам доводиться делегувати частину своїх повноважень іншим людям. В іншому випадку, ви ризикуєте бути заваленим справами і завданнями з головою, в той час як ваші підлеглі будуть почувати себе привільно.
Але багато з цих людей не дуже-то і горять виконувати ваші доручення. І навіть створюється враження, що вони спеціально роблять помилки або запізнюються з термінами, щоб наступного разу ви від них відстали.
Знайома ситуація? Які ж принципи делегування повноважень використовувати щодо ненадійних підлеглих і колег?
Коли делегування не йде на користь
Делегування - це необхідний навик, без якого далеко не заїдеш по кар'єрних сходах. Їм повинен володіти будь менеджер. Крім того, вміння ефективного делегування нагоді скрізь - від організації роботи над шкільним проектом, до підготовки дружньої вечірки.
Насправді це мистецтво, що має свої секрети і вимагає наявності певних особистісних якостей. Однією із складових частин вміння делегувати повноваження є визначення тих завдань, які людям під силу виконати. Але погано виконана робота часто не є результатом некомпетентності або відсутності необхідних навичок (хоча буває і таке). Давайте розберемо причини, з яких "нормальні" в общем-то люди можуть не впоратися або, навпаки, перестаратися з виконанням поставлених завдань. А також розберемо, як знаходити вихід з подібних ситуацій.
Чітко описуємо очікуваний результат
Коли ви доручаєте комусь певні завдання, слід обов'язково переконатися, що ця людина їх точно зрозумів і усвідомив, що від нього очікують. В іншому випадку - чекайте біди.
Чим більш детально ви опишіть очікуваний результат, тим краще. Про це свідчить один з основних принципів делегування повноважень. Якщо ви скажете своїй дитині, що він повинен прибрати кімнату, ваші слова можуть бути цілком щиро витлумачені по-своєму. Краще скажіть йому: "Все брудні речі повинні бути в кошику для білизни, книги розставлені на полиці, на підлозі нічого не повинно бути". Як він це зробить і в якому порядку - нехай вирішує сам. Важливий результат!
Тільки для цього ви самі повинні чітко знати, що очікуєте побачити в кінцевому підсумку.
Сьогодні, завдяки інтернету і спеціальним сервісам, можна доручати іншим виконувати безліч особистих завдань, що висять над нами (були б тільки гроші). Але тут можна не тільки виграти час, але і що-небудь втратити. Дуже часто люди, яким доручили що-небудь, постійно пристають до нас з питаннями, на кшталт, номера договору по якому виконуються роботи, або кольору папки, в яку треба зібрати документи. Постарайтеся передбачити заздалегідь всі подібні питання і надати виконавцеві всі необхідні ресурси та інформацію.
Не впадайте в мікроменеджмент
Чіткі і докладні інструкції це ще не ознака мікроменеджера - людини яка дає докладну інструкцію, як інші повинні виконувати доручену роботу. Подібні люди показують свою недовіру до здібностей інших, а це створює замкнений цикл. Якщо ви менеджер досить високого рівня, то людина, яка виконує ваші доручення, буде давати своїм підлеглим ще більш докладну інструкцію.
Слід відчувати ту грань, яка розділяє "доручити зробити" і "взяти виконання під повний контроль". Правильне делегування - це балансування між безконтрольністю і тотальним контролем. Сфокусуйтеся на цілі доручається роботи і кінцевих результатах. Дайте людині можливість самостійно знайти спосіб виконання. Іншими словами: діліться своєю відповідальністю, а не знаннями про те, як би ви це зробили.
Періодично задавайте співробітнику питання, щоб переконатися в тому, що він не втратив мету, а робота не застопорилася через якогось перешкоди. Спочатку отримаєте відповідь, що дозволяє переконатися в правильності курсу, і тільки потім приймайте рішення про необхідність його коригування.
Ситуація рідко розвивається так, як нам того хотілося б. Зустрівшись з перешкодою, людина, якій ви доручили певну справу, може повністю зосередитися на цьому перешкоді, забувши про основну мету. Подібних людей потрібно частіше контролювати, інакше вони можуть розвинути бурхливу діяльність, що не приносить потрібних плодів. Вона не тільки з'їдає їх енергію і сили підлеглих, а й демотивує. Якщо щось пішло не так, як спочатку планувалося, то краще зробити паузу і обговорити ситуацію.
Людина не має необхідних знань або умінь
Особлива мудрість полягає в підборі правильного людини для того чи іншого виду роботи. Ніколи не уникайте делегування, якщо вважаєте, що самі ви зробите це краще / швидше / елегантніше. Якщо людині певне завдання доручена вперше, або він тільки що прийнятий на роботу, то природно, що він повинен придбати певні вміння до того, як навчиться виконувати свої функції ідеально або близько до того. Якщо ви зіткнулися з подібною ситуацією, то розбийте завдання на підзадачі і делегуйте поетапно. А через якийсь час цій людині можна буде доручити проект цілком.
Почніть з малого, і поступово збільшуйте обсяг роботи, що делегується за один прийом. Так ви дозволите новому співробітнику зберегти впевненість у власних силах і зміцнити власне довіру.
Забезпечте йому максимально можливий обсяг ресурсів і допомоги, спробуйте зменшити свою вимогливість, хоч ненадовго. Дуже важко стримати себе, коли ви відчуваєте, що зробили б це в десять разів швидше і краще. Але потерпіть, через покладений термін ви будете винагороджені.
Не скупіться на похвали, особливо якщо результат перевершив ваші очікування. Більшість людей хоче отримувати задоволення від своєї роботи.
Як працювати з втратили мотивацію
Ми знаємо таких людей, які хочуть жити не напружуючись. Якщо мова йде про просто ледачому людині, то можете цей пункт не читати далі. Тут мова піде про іншій ситуації. У ряді випадків відсутність інтересу до роботи пояснюється тим, що людина не бачить, навіщо необхідно виконувати це завдання. Він не володіє ситуацією. Він не усвідомлює або свого місця в загальній справі, або необхідності в реалізації проекту.
Принципи делегування повноважень припускають, що люди з готовністю беруть на себе частину обов'язків по реалізації спільної справи. Можливо, два типи реакції на доручення виконати певне завдання: обурення і гордість. Щоб якомога частіше стикатися з другим, ніколи не доручайте іншим завдання, які, як усім відомо, покладені безпосередньо на вас. Ви можете делегувати це завдання тільки в тому випадку, якщо відчуваєте, що інша робота не дозволить вам виконати її в термін, а не тому, що просто не хочете займатися нею.
Доручаючи завдання людині, поясніть йому, чому вибір ліг саме на нього. Припустимо, у нього є особливий талант, знання, вміння або щось в цьому роді. Компліменти здатні додати необхідне прискорення, людина відчує свою значимість і особисте значення в роботі над великою справою.
Постійно підтримуйте таких людей, позитивно відзивайтеся про досягнуті результати, повісьте в загальнодоступному місці карту проекту і відзначайте там відзначилися, коротко описавши їх успіхи.
Людина некомпетентний і не хоче удосконалюватися
Попередні поради покликані підвищити ефективність делегування повноважень. Дотримуючись їх, ви отримаєте те, що хотіли. І буде це зроблено якнайкраще. Але бувають такі ситуації, коли інша людина не може впоратися із завданням, оскільки не володіє необхідними вміннями або навичками. Якщо він висловить сумнів у тому, що зможе впоратися з цим, ми можемо вчинити по-різному. Можемо доручити йому іншу задачу, більш відповідну його здібностям. Можемо знизити планку вимог. А можемо максимально знизити ризик отримати негативний результат, звільнивши такої людини або переставши спілкуватися з ним. Є й четвертий варіант - ризикнути, може бути, ця людина сама не знає, на що здатний.
Справжнє мистецтво делегування полягає у визначенні того, чим приємно займатися людині, і використанні цього знання для того, щоб змусити його виконати те, що вам необхідно. Для цього необхідний креативний підхід і нестандартне мислення.
Делегування відповідальності це завжди певний ризик, що викликає стурбованість. Але в підсумку ви можете зробити трішки щасливішими і себе, і іншої людини. Розподіляючи ролі в проекті між різними людьми, ви можете опинитися приємно здивованим результатом,. Якщо це не так, то зробіть все можливе, щоб оточити себе більш надійними товаришами.
А у вас є власні секрети делегування повноважень. Поділіться ними в коментарях.
