Звіти про витрати і трата грошей компанії на свої потреби
- Як зробити звіт про витрату коштів
Цілком очевидно, що, якщо ви працюєте в компанії, то вас найняли, щоб ви працювали. За це ви отримуєте зарплату і можливість постійно підвищувати свій професійний рівень. Вас брали на роботу не для того, щоб ви в робочий час влаштовували своє особисте життя, читали дамські романи або годинами переглядали сайти, присвячені відпочинку в Іспанії.
Якщо ви несете збитки, пов'язані з виконанням своїх обов'язків, то маєте право вимагати від компанії їх відшкодування. Якщо витрачаєте гроші на особисті потреби, то такого права у вас, на жаль, немає. Наприклад, якщо у відрядженні вам довелося витратити власні гроші, то після повернення компанія компенсує ваші витрати.
Керівник зобов'язаний знати, які витрати відшкодовуються, а які ні, і своєчасно повідомляти про це підлеглому: наприклад, якщо компанія не оплачує витрати на спиртне та подарунки, розкажіть це підлеглому ще до поїздки. Бажано завчасно обговорити всі нюанси. Припустимо, представник компанії збирається на час конференції у Варшаві зупинитися у свого друга, економлячи тим самим для компанії 120 доларів в день. Чи має він право купити для друга пляшку вина ціною в 20 доларів за рахунок компанії? Хто буде оплачувати проїзд на таксі від будинку одного до місця проведення конференції? А обід в ресторані, на який, можливо, доведеться запросити клієнта? А квитки в театр? Все це повинно бути обумовлено заздалегідь.
Пам'ятайте наступне.
Зберігайте всі чеки та квитанції, щоб потім прикласти їх до звіту про витрати.
Чеки та квитанції складайте в спеціальний конверт.
Заздалегідь з'ясуйте, які витрати компанія візьме на себе, а які ні.
Обід з клієнтом в ресторані, швидше за все, оплачує компанія. У деяких компаніях не прийнято оплачувати спиртні напої. Якщо до них належить і ваша компанія, попросіть два рахунки один за напої, інший за їжу. Якщо це неможливо, включіть до звіту тільки суму, витрачену на їжу і чайові.
Мартін, торговий представник однієї великої фармацевтичної компанії, відправився у відрядження в Мілан. Зустріч з одним із клієнтів була призначена в ресторані. Результати переговорів перевершили всі очікування, тому, коли клієнт запропонував піти в стриптиз-клуб, Мартін погодився. Там вони провели весь вечір, що обійшлося Мартіну приблизно в 150 доларів. Коли Мартін представив звіт про витрати, керівництво відмовилося оплачувати візит в стриптиз-клуб, незважаючи на те, що завдяки Мартіну компанія уклала дуже вигідний контракт. Мартін не знав, що компанія не компенсувала витрати на спиртне, тому так і не повернув свої 150 доларів.
У цьому випадку винен сам Мартін, він повинен був знати умови і домагатися укладення контракту іншим шляхом. Проте буває, що працівники навмисно завищують витрати, які оплачує компанія, включаючи в них рахунки, що не відносяться до роботи. Будьте обережні: якщо вас на цьому зловлять, ви можете позбутися роботи.
Наш корисну пораду простий не «роздувайте" свої витрати, якщо це може призвести до негативних наслідків. Якщо у відрядженні ви орендували автомобіль і подорожували на ньому в своє задоволення ще "три дні після закінчення відрядження, то не маєте права пред'являти компанії рахунок за свої розваги. Досвідчені бухгалтери зазвичай знають всі прийоми і виверти відряджених, так що краще не намагайтеся. У будь-якому випадку, це нечесно по відношенню до компанії до того ж грошей ви отримаєте трохи, а репутацію зіпсуєте.
